Malheureusement, il n’y a pas d’option native dans Outlook pour cela, mais avec une utilisation astucieuse de l’ « Import and Export Wizard » et Excel, nous pouvons certainement accélérer le processus et avoir un contrôle total sur qui sera ajouté en tant que contact.
Les 5 étapes ci-dessous décrivent l’ensemble du processus qui, en réalité, ne prend que quelques minutes (il a fallu plus de temps pour les écrire).
Comme alternative, pour l’automatiser complètement et aussi pour éviter que vous oubliez d’ajouter des personnes en tant que contacts à l’avenir, vous pouvez utiliser un complément à la place. Deux d’entre eux sont énumérés au bas de ce guide.
Étape 1 : Exporter « From Name » et « From Address » vers un fichier csv
Ici, le dossier Boîte de réception sert d’exemple, mais rien ne vous empêche de choisir un autre dossier. Si vous préférez utiliser Éléments envoyés, rendez-vous à la section correspondante plus bas.
Voici comment procéder, point par point :
- Choisissez le dossier à exploiter comme source.
- Lancez l’assistant d’importation et d’exportation.
- Outlook 2007 : Fichier → Importation et exportation
- Outlook 2010 : Fichier → Ouvrir
- Outlook 2013/2016/2019/Office 365 : Fichier → Ouvrir et exporter → Importer/Exporter
- Sélectionnez : Exporter vers un fichier
- Puis : Valeurs séparées par des virgules
- Vérifiez que le bon dossier est choisi.
- Indiquez un chemin et un nom pour le fichier CSV, par exemple : export-addresses-inbox.csv
- Si nécessaire, cochez la case « Exporter les messages électroniques du dossier : Boîte de réception »
- Cliquez sur « Mapper les champs personnalisés… »
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Effacer la carte »
- Faites glisser les champs suivants vers la zone de droite :
- De : (Nom)
- De : (Adresse)
- Terminez par OK puis cliquez sur Terminer pour lancer l’exportation.
Veillez à n’exporter que « De : (Nom) » et « De : (Adresse) » pour éviter un fichier ingérable.
Étape 2 : Supprimer les doublons
Pour nettoyer la liste, supprimez les adresses répétées :
- Ouvrez le fichier CSV dans Excel. Si tout s’aligne dans une seule colonne, utilisez Données > Texte en colonnes pour séparer correctement les champs.
- Sélectionnez l’intégralité des colonnes A et B.
- Dans l’onglet Données, cliquez sur « Supprimer les doublons ».
- Validez et laissez Excel faire le tri.
Étape 3 : Supprimer l’adresse Exchange interne
Si vous travaillez avec un compte Exchange, certaines adresses au format x500 risquent d’apparaître. Il s’agit d’adresses internes, déjà présentes dans votre carnet global. Pour les filtrer efficacement :
- Sélectionnez la cellule A1.
- Dans l’onglet Données, cliquez sur : Filtrer.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la cellule B1.
- Choisissez : Filtres de texte > Contient…
- Indiquez la condition suivante : @
- Validez pour appliquer le filtre.
- Sélectionnez tous les résultats (CTRL+A), copiez (CTRL+C).
- Créez une nouvelle feuille dans Excel (via l’icône « nouveau » ou MAJ+F11), puis collez (CTRL+V) vos résultats.
Étape 4 : Filtrage et enregistrement supplémentaires
Selon le niveau de précision que vous recherchez, affinez votre liste : appliquez des filtres complémentaires ou passez en revue manuellement les noms et adresses. Pour écarter une ligne, faites un clic droit sur le numéro de ligne puis choisissez « Supprimer ».
Une fois la liste à votre goût, sauvegardez-la via « Enregistrer sous » dans Excel. Changez le nom, par exemple : export-addresses-inbox-filtered.csv.
Vérifiez que l’enregistrement se fait bien au format CSV et limitez-le à la feuille sélectionnée si Excel vous le demande.
Étape 5 : Importez le fichier csv dans votre dossier Contacts
Votre liste filtrée est prête à devenir une nouvelle série de contacts. Voici comment procéder :
- Lancez l’Assistant Importation et Exportation.
- Outlook 2007 : Fichier → Importation et exportation
- Outlook 2010 : Fichier → Ouvrir
- Outlook 2013/2016/2019/Office 365 : Fichier → Ouvrir et exporter → Importer/Exporter
- Choisissez : Importer à partir d’un autre programme ou fichier
- Puis : Valeurs séparées par des virgules
- Indiquez le chemin du fichier CSV sauvegardé à l’étape précédente
- Choisissez comment gérer les doublons si un contact existe déjà dans votre dossier actuel
- Sélectionnez le dossier Contacts comme destination.
- Pour plus de sécurité, il est possible de créer un dossier Contacts spécifique, puis de déplacer les contacts importés vers votre dossier principal ensuite. Pour créer ce dossier, interrompez temporairement le processus d’importation.
- Si besoin, cochez la case « Importer export-addresses-inbox-filtered.csv dans le dossier : Contacts »
- Cliquez sur « Mapper les champs personnalisés… »
- Dans la boîte de dialogue, appuyez sur « Effacer la carte »
- Faites glisser les champs de gauche vers les champs appropriés à droite :
- De : (Nom) → Nom
- De : (Adresse) → E-mail
- Validez par OK, puis cliquez sur Terminer pour lancer l’importation.
Vérifiez l’association des champs CSV avec les champs Contact d’Outlook pour éviter les mauvaises surprises.
À noter : Si les deux champs n’apparaissent pas dans la boîte de dialogue de correspondance, il y a sans doute un souci avec le séparateur de votre fichier CSV. Pour régler ce point, consultez : Importer une exportation csv contacts.
Utilisation du dossier Éléments envoyés comme source
Pour partir de vos Éléments envoyés, exportez les champs À (Nom) et À (Adresse) lors de l’étape 1.10.
À l’étape 4, appliquez un filtre pour éliminer toutes les lignes contenant un point-virgule (;) : il s’agit d’adresses multiples qui ne sont pas prises en charge pour l’import direct.
Ce principe s’applique également aux champs CC si vous souhaitez extraire des contacts à partir de n’importe quel dossier de messagerie.
Automatiser totalement l’ajout de nouveaux contacts avec un complément
Le mode manuel reste rapide et efficace, mais il existe des solutions qui font tout le travail à votre place. Deux compléments permettent de gérer l’ajout de contacts en quelques clics :
- Ajouter une adresse e-mail par Sperry Software (code de réduction : BH93RF24)
- Ajouter des contacts par Mapilab (code de réduction : 4PM76A8)
Ces outils traitent aussi bien les messages déjà envoyés ou reçus que les nouveaux échanges. Ils laissent le choix du dossier Contacts où enregistrer les informations, tout en évitant les doublons, même si le contact existe ailleurs.
Un avantage non négligeable : ils proposent d’ajouter automatiquement un nouveau contact dès qu’un e-mail est expédié à une adresse inconnue. Plus de risque d’oublier une adresse importante dans un coin de votre boîte.
Voici un aperçu des options proposées par le complément Ajouter des contacts de Mapilab.
En somme, que vous soyez adepte du sur-mesure ou partisan de l’automatisation, la gestion de vos contacts Outlook n’a plus de secret. Reste le plus délicat : choisir qui mérite vraiment de figurer dans cette liste, et qui, sans le savoir, n’y a jamais fait son entrée.
